Social Project Manager - Introduction

Gérer votre projet avec notre agence, une communication efficace pour un projet réussi

Ça y est nous avons franchi le cap, nous allons travailler ensemble !
Organiser et gérer un projet de manière efficace n'est pas chose aisée, l'important résidant le respect de certains points :

  • Définir avec exactitude les participants au projet, et définir un "maître de cérémonie" qui validera les tâches.
  • Définir clairement les tâches
  • Se répartir les tâches en fonction de ses compétences et affinités.
  • Etablir un rétroplanning réaliste.
  • Faire souvent le point sur l'avancée du projet et les problèmes rencontrés.

Pour accomplir cette gestion, nous avons adopté il y a quelques temps déjà un outil nous permettant de débattre mais aussi suivre en temps réel le déroulement du projet.
En tant que client de notre agence, vous recevez vos accès dès lors que le nombre de participants dépasse deux personnes.
L'accès à la plateforme est disponible via ce lien.

Faisons connaissance

Une fois reçu vos accès, il vous sera alors possible de vous connecter à la plateforme :
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Il suffit donc d'y spécifier votre nom d'utilisateur ou votre adresse mail, votre mot de passe et enfin cliquer sur se connecter.
Dès la première connexion, vous arrivez sur le fil d'actualités lié à l'aspect général de la plateforme :

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Voyons cela ensemble :

  1. Mes espaces : liste des espaces menant à vos projets
  2. Flux d'actualités : liste les dernières actualités publiques ou liées à votre projet
  3. Des dates d'échéances à surveiller
  4. Tutoriels vous permettant de faire connaissance avec l'environnement de l'application
  5. Dernières activités des membres liés à votre projet

Et en détail ?

Le menu "mes espaces" :

social 2Il s'agit littéralement d'un espace réservé à la réalisation d'un projet.
En cliquant sur ce titre, un menu déroulant apparaît et vous permet
de lister les espaces auxquelles vous participez.
Pour accéder ensuite à un espace, il vous suffit de cliquer sur son nom.

Vous remarquerez que sur cette même ligne d'autres éléments de menu figurent.
Voyons-les en détail également :

# Fil d'actualité, d'un seul coup d'oeil parcourez l'ensemble des dernières activités sur
l'ensemble des espaces.
# Messages, besoin d'envoyer un message privé à l'un des participants au projet ?
# Calendrier, les dates importantes de votre projet et de l'agence.
# Annuaire, permet d'obtenir les informations de contact des participants au projet.

Hormis l'espace de Bienvenue, l'ensemble des espaces pour les projets sont privés et il est donc impossible pour une personne n'y ayant pas été invitée d'accéder aux informations qui y sont contenues.
Attention donc aux personnes que vous invitez, nous verrons cette fonctionnalité un peu plus loin.

Découvrons l'espace d'un projet

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  1. Fil d'actualités : dernières actions réalisées sur le projet.
  2. Liste des tâches et des personnes devant les réaliser, une date d'échéance est également définie.
  3. Wiki : gestionnaire permettant de réaliser une documentation sur le projet de manière rapide.
  4. Sondages : un désaccord sur un choix ? Partage d'opinion ? Place aux votes !
  5. Galerie du projet.
  6. Calendrier : les dates importantes du projet.
  7. Des fichiers liés au projet ?
  8. Les liens vers des ressources utiles au projet.
  9. Invitons d'autres personnes sur le projet !
  10. Dernières activités du projet.
  11. Initier une idée ?

Lorsque vous utilisez la fonction invitation, il vous suffit alors de spécifier l'adresse mail de l'utilisateur que vous souhaitez voir rejoindre le projet.
Attention que seul un administrateur sera en mesure de valider l'utilisateur dans un espace (projet).

Gestionnaire de tâches

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En cliquant dans le menu de gauche sur le titre "Tâches" la liste des tâches existantes apparaît ainsi que le bouton permettant d'y ajouter de nouvelles tâches.
Hormis si vous êtes certain de ce que vous faites, il vaut mieux laisser votre Chef de projet se charger de cette partie.

La création d'une tâche se présente de cette façon :

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  1. Titre de la tâche (le contenu sera ajouté ensuite)
  2. Le ou les utilisateurs affectés à la tâche.
  3. La date limite de traitement.

Une fois la tâche créée, sa structure est la suivante :

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  1. Bouton permettant d'ajouter une tâche
  2. Titre de la tâche et date de limite de réalisation (la date passe en couleur rouge en cas de retard)
  3. Personnes affectées à la tâche
  4. Commentaires : utilisés complément d'information et suivi de la tâche.
  5. Module d'édition de la tâche et possibilité de suppression de la tâche (attention à la suppression : non réversible)

La validation de la tâche est confiée à votre Chef de projet, il vous en demande validation avant d'effectuer lui-même la validation complète.

Calendrier

Le module calendrier vous permet d'ajouter les éventuels événements du projet, les dates limites importantes.
Il nous sert également pour interroger nos membres sur la tenue ou non d'une réunion, une fois défini la date d'une réunion le gestionnaire de réunion sera utilisé avec les participants ayant acceptés la date proposée.

Fichiers

Votre projet comporte des fichiers qui seront utilisés pour celui-ci tels que : photos, fichiers Word, PDF, ...
Cette espace vous permet de rassembler l'ensemble des fichiers nécessaires à votre projet sur une seule et même plateforme.
Ainsi, vous savez toujours où vous rendre pour retrouver des informations relatives au projet.
N'hésitez pas à créer des répertoires permettant de structurer vos fichiers, cela vous facilitera grandement la tâche de retrouver une information.

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  1. Lien vers les fichiers
  2. Bouton permettant d'ajouter un répertoire
  3. Bouton permettant d'ajouter des fichiers

Galeries

Permet d'héberger vos images, même si le gestionnaire de fichiers peut servir à héberger vos images également le gestionnaire de galerie vous permet de les visionner via un aperçu plus clair que le gestionnaire de fichiers.
Plusieurs galeries peuvent être créées de manière à structurer vos images. Si le fichier n'est pas supporté par le système, un message d'erreur vous le signale.
Ci-dessous, une petite vidéo présentant la galerie :

Liste des liens

Besoin de liens de référence ? Mentionner un exemple précis voir une image en particulier ? Grâce au gestionnaire de liens nous maintenons nos références clairement sans les perdre.

Réunions

Planifions nos réunions de projet via le gestionnaire des réunions. Créons une première réunion via le menu "Nouvelle Réunion" :

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Une fenêtre s'ouvre et vous invite à spécifier :

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  1. Titre de la réunion, soyez précis afin que vos invités puissent savoir exactement de quoi il s'agit.
  2. Date de la réunion
  3. Heure de début de la réunion
  4. Heure de fin de réunion
  5. Lieu où la réunion va se passer.
  6. Eventuellement la salle où se déroulera la réunion.
  7. Participants à la réunion : 
    Attention, le système n'envoie pas de notification immédiatement après avoir ajoutés les participants, voir point sur le partage de réunion.
  8. Participants extérieurs : certains participants extérieurs vont participer à la réunion ?
    Spécifiez-les ici, il s'agit d'une notion informative uniquement afin que les personnes qui seront invités sachent que des personnes extérieures à société seront présents.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour initier la proposition de réunion.

Une fois la réunion créée, il sera possible de définir un ordre de réunion :

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En cliquant sur "Nouvelle activité" il sera possible via l'éditeur de définir l'objectif de la réunion et les différents points qui seront abordés :

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  1. Heure de début du point abordé
  2. Heure de fin
  3. Titre du point abordé
  4. Description du point abordé
  5. Modérateur du point abordé & possibilité de spécifier un modérateur extérieur.

Une fois votre ordre du jour défini, il sera possible de : 

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  1. Signaler aux personnes le déroulement de la réunion (individuellement et via le gestionnaire de projet ou via l'adresse email de l'utilisateur qu'on souhaite inviter.
  2. Imprimer l'ordre du jour.
  3. Partager la réunion (voir point ci-dessous : partage de réunion).
  4. Laisser un commentaire sur la réunion : discuter des modalités avant d'accepter l'invitation par exemple.
  5. Ajouter un protocole : ajouter une note supplémentaire nécessaire à la réunion.
  6. Ajouter une tâche : ajouter une tâche qui devra être faite pour la réunion : prendre le rétroprojecteur par exemple).

Le partage de réunion :

En cliquant sur le lien de partage de réunion une fenêtre s'ouvre et vous propose trois options : (vous devez être administrateur de la réunion pour voir ces options !)

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  • Ajouter à votre agenda personnel : permet l'ajout à votre calendrier : Outlook, Google Calendar (support de fichier ICS)
  • Ajouter à votre agenda ET signaler participants la réunion : permet à la fois d'ajouter la réunion mais également de signaler la réunion aux participants.
  • Envoyer une alerte aux participants pour signaler la participation à la réunion (exception le dirigeant de la réunion ne reçoit pas la notification)

Par défaut, le système considère que les personnes invitées seront présentes (puisqu'il y a eu concertation via le calendrier pour définir la meilleure date de réunion), vous ne souhaitez pas y participer et souhaitez annuler votre participation ? Signalez via le système de commentaire votre non-présence, le responsable de la réunion pourra ainsi vous retirer de la liste des participants.
Le mieux étant toujours de lancer un éventuel sondage pour définir une date de réunion qui arrange l'ensemble des invités.

Sondages

Organiser des sondages pour gérer les avis de chacun est primordiale, voyons comment en initier :

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Accédons aux sondages via le menu "sondages".

  1. Question débatue dans le sondage
  2. Editer / supprimer via l'icône "Poubelle" à droite
  3. Ajouter une nouvelle réponse, cliquez sur l'icône "+" pour ajouter la réponse.
  4. Vous souhaitez que les utilisateurs puissent spécifier plusieurs réponses ?
  5. Les réponses sont affichées dans un ordre aléatoire ?
  6. Les votes sont anonymes ?
  7. Poster votre sondage en cliquant sur "Demander"
  8. Poster un fichier faisant partie du sondage ?
  9. Avertir les membres de la disponibilité d'un nouveau sondage ?

Tâche (simple)

Chaque projet nécessite l'accomplissement de certaines tâches pour être mené à bien, découvrons comment en ajouter :

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Cliquons sur le bouton "Ajouter une tâche", une fenêtre s'ouvre :

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  1. Titre de la tâche (uniquement, le détail de la tâche sera ajouté dans les commentaires)
  2. Utilisateur(s) qui sera (seront) chargé(s) de réaliser la tâche : un email est alors envoyé pour l'(les) avertir.
  3. Date à laquelle la tâche devra être accomplie
  4. Enregistrer la tâche

En commentaire, le détail exact de la tâche sera ajouté :

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Le texte est ajouté en cliquant sur l'icône de commentaire, il est également possible d'ajouter un fichier.
Le gestionnaire de tâche est orienté tâche "simple", en cas de tâche plus complexe nous utiliserons alors les tâches du projet (chapitre ci-dessous).

Tâches du projet

Une tâche de projet est nettement plus complexe et nécessite plus d'explications qu'un simple titre suivi d'un simple commentaire.
Les tâches du projet sont généralement réservées à votre Chef de projet et ne sont là qu'à titre indicatifs afin de vous tenir informé du déroulement du projet.
Pour y accéder, cliquez sur "Tâches du Projet" :

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Cliquez ensuite sur nouvelle tâche pour ajouter une tâche (uniquement si votre Chef de projet vous le demande).

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  1. Où la tâche doit-elle être visible ? Laissez l'option "Pour projet".
  2. Priorité : définir la priorité de la tâche : Mineur, normal, sérieux, critique, urgent.
  3. Titre de la tâche.
  4. Explication complète de la tâche.
  5. Utilisateurs qui seront affectés à la tâche.
  6. Tags : ne pas tenir compte.
  7. Date de début de la tâche : quand doit-elle commencer idéalement (format Date + heure).
  8. Date de fin de tâche : à quelle date la tâche doit-elle être terminée (format Date + heure).
  9. Un fichier relatif à la tâche ?
  10. Notifier par mail les personnes assignées à la tâche ?
  11. Sauvegarder la tâche.

Une fois votre tâche ajoutée, retournez via le menu de droite dans les tâches du projet pour voir la tâche ajoutée

L'utilisateur à qui vous avez attribué la tâche reçoit une notification par mail lui indiquant qu'une tâche lui a été attribuée.

Il est possible également de pouvoir laisser des commentaires sur la tâche afin d'effectuer un meilleur suivi de celle-ci.

Une fois la tâche postée, vous retrouverez la liste des tâches via le menu à gauche : "Tâches du projet", en cliquant sur celle-ci, les informations sont présentées de la façon suivante : 

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Wiki, ou le storyboard de votre projet

Au fur et à mesure de l'évolution du projet le wiki est constitué, il reprend l'essentiel des informations du projet.
Il vous permet de consulter les références adoptées, les décisions, l'évolution, les informations techniques importantes de votre projet.
Cette partie est uniquement gérée par votre Chef de projet, ne modifiez rien sans l'en avertir.

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